Why Active Listening Skills are essential? Complete Guide

  • Anywhere

مواصلات کی صلاحیتیں دفتر کے اندر اور باہر دونوں کام آتی ہیں۔ ہدایات ، خیالات اور خیالات کو درست طریقے سے پہنچانے کی صلاحیت آپ کو کسی بھی میدان میں کامیابی حاصل کرنے میں مدد دے سکتی ہے۔ کوئی بھی مشق کے ذریعے اپنی مواصلاتی صلاحیتوں کو بہتر بنا سکتا ہے۔

فعال سننا اچھے مواصلات میں سب سے اہم صلاحیتوں میں سے ایک ہے۔ اس نرم مہارت کو مضبوط بنانا آپ کو تعلقات کو بہتر بنانے اور برقرار رکھنے ، مسائل کو حل کرنے ، عمل کو بہتر بنانے اور ہدایات ، طریقوں اور مقاصد جیسی معلومات کو برقرار رکھنے میں مدد دے سکتا ہے۔

فعال سننے کی صلاحیتوں کو سمجھنے اور اپنی صلاحیتوں کو بڑھانے کا طریقہ سیکھنے کے لیے درج ذیل تفصیلات پر غور کریں۔

غور سے سننا:

ایک اسپیکر پر مکمل توجہ مرکوز کرنے ، ان کے پیغام کو جذب کرنے ، معلومات کو سمجھنے اور سوچ سمجھ کر جواب دینے کی صلاحیت کو فعال سننے کے طور پر کہا جاتا ہے۔ اس کے برعکس غیر فعال مشاہدہ ، جو کہ ایک اسپیکر کو سننے کا عمل ہے لیکن جو کچھ انہوں نے کہا اسے یاد نہ رکھنا ، یہ انتہائی قابل احترام باہمی رابطے کی صلاحیت کو یقین دلاتا ہے کہ آپ مشغول ہوسکتے ہیں اور بعد میں مواد کو دہرائے بغیر عین تفصیلات کو یاد کر سکتے ہیں۔

اچھے سامعین زبانی اور غیر زبانی دونوں اشاروں کو استعمال کرتے ہیں تاکہ وہ اسپیکر پر اپنی توجہ کا مظاہرہ اور برقرار رکھ سکیں۔ اس سے نہ صرف آپ کو توجہ مرکوز کرنے میں مدد ملتی ہے ، بلکہ یہ یقینی بناتا ہے کہ اسپیکر دیکھتا ہے کہ آپ توجہ مرکوز اور دلچسپی رکھتے ہیں۔ ایک مشغول سامعین اسپیکر کے بیانات کا باریک بینی سے تجزیہ کرتا ہے اور معلومات کو یادداشت میں برقرار رکھتا ہے بجائے اس کے کہ سوچیں اور ذہنی طور پر اس کی تکرار کریں کہ جب آپ اسپیکر ختم ہوجائیں تو آپ کیا کہیں گے۔

فعال سننا کیوں ضروری ہے؟

چاہے آپ کوئی نئی نوکری ڈھونڈ رہے ہوں ، پروموشن کا ارادہ کر رہے ہو ، یا اپنی موجودہ پوزیشن میں آگے بڑھنے کی کوشش کر رہے ہو ، اپنی فعال سننے کی صلاحیتوں کو ترقی دینے سے آپ کو کامیاب ہونے میں مدد ملے گی۔ یہ نرم ہنر ، جیسے تنقیدی سوچ اور تنازعات کے حل ، آپ کو بطور ملازم اپنی قدر بڑھانے میں مدد دے گا۔

ایک فعال سامع ہونے کے چند فوائد یہ ہیں:

1. یہ اعتماد کی ترقی میں مدد کرتا ہے:

لوگ آپ پر بھروسہ کرنے کے لیے زیادہ تیار ہیں اگر وہ سمجھتے ہیں کہ وہ آپ سے بغیر کسی رکاوٹ ، فیصلے یا ناپسندیدہ مداخلت کے آزادانہ طور پر بات کر سکتے ہیں۔ یہ خاص طور پر مفید ہے جب کسی نئے صارف یا کاروباری رابطہ سے ملیں جس کے ساتھ آپ کو طویل مدتی ورکنگ کنکشن قائم کرنے کی امید ہے۔

2. یہ تعلقات کی تشکیل میں مدد کرتا ہے:

فعال سننا لوگوں کے لیے آپ کے ساتھ علم کا اشتراک کرنا آسان بناتا ہے۔ لوگ آپ سے بار بار رابطہ قائم کرنے میں زیادہ دلچسپی لیں گے اگر آپ ایمانداری سے دوسروں کی بات سننے کی صلاحیت کا مظاہرہ کریں۔ اس سے آپ کو دوسروں کے ساتھ تعاون کرنے ، تیزی سے کام کرنے یا نئے منصوبے شروع کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔ یہ تمام عوامل آپ کی پیشہ ورانہ کامیابی میں معاون ثابت ہو سکتے ہیں۔

3. یہ آپ کو قابل رسائی بناتا ہے:

جب آپ اپنے آپ کو ایک مریض سننے والے کے طور پر ظاہر کرتے ہیں تو لوگ آپ کے ساتھ بات چیت کرنے کا زیادہ امکان رکھتے ہیں۔ آپ انہیں ان کے لیے وہاں موجود ہو کر اظہار خیال کرنے کی آزادی دیتے ہیں۔

4. یہ مسائل کی شناخت اور حل میں مدد کرتا ہے:

دوسروں کو فعال طور پر سننے سے آپ کو ان مسائل اور مشکلات کا پتہ لگانے میں مدد ملے گی جو دوسروں کو درپیش ہیں ، نیز پہلوں میں مسائل۔ جتنی جلدی آپ ان خدشات کی نشاندہی کریں گے ، اتنی جلدی آپ کوئی حل دریافت کر سکتے ہیں یا ان سے نمٹنے کے لیے کوئی منصوبہ تیار کر سکتے ہیں۔

5. آپ کے نقطہ نظر کو وسیع کرنے میں مدد کرتا ہے:

زندگی میں آپ کا ذاتی نقطہ نظر مکمل سچائی نہیں ہے یا دوسرے اسے کیسے سمجھتے ہیں۔ دوسرے لوگوں کے خیالات کو سننا آپ کو زندگی کو نئے زاویوں سے دیکھنے کی اجازت دیتا ہے ، جن میں سے کچھ پر آپ نے پہلے غور نہیں کیا ہوگا۔

6. یہ آپ کو اہم معلومات کی کمی سے بچنے میں مدد کرتا ہے:

فعال سننے والے مخصوص تفصیلات کو یاد کر سکتے ہیں کیونکہ وہ اسپیکر کے ساتھ گہری مصروفیت رکھتے ہیں۔ یہ خاص طور پر اہم ہوتا ہے جب اسپیکر ہدایات دے رہا ہو ، آپ کو ایک نئی تکنیک کے بارے میں ہدایت دے رہا ہو ، یا یہ پیغام دے رہا ہو کہ آپ کو دوسروں تک پہنچانا چاہیے۔

7. یہ آپ کے علم کی توسیع اور بہت سے شعبوں کو سمجھنے میں مدد کرتا ہے:

عظیم ملازمین اپنے علم کو سیکھنے اور بڑھانے کے لیے مسلسل نئے طریقے ڈھونڈ رہے ہیں۔ چونکہ فعال سننے سے معلومات برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے ، یہ آپ کو نئے موضوعات کو بہتر طور پر سمجھنے اور جو کچھ آپ نے سیکھا ہے اسے یاد رکھنے میں بھی مدد کرے گا تاکہ آپ اسے مستقبل میں استعمال کر سکیں۔

8. یہ آپ کا وقت اور پیسہ بچاتا ہے:

مؤثر سننا نہ صرف غلط فہمیوں اور غلطیوں کے خطرے کو کم کرتا ہے جو کہ تنظیم کو بہت مہنگی پڑتی ہیں ، بلکہ یہ کسی کام یا منصوبے کو دوبارہ شروع کرنے کی ضرورت کو کم کرکے وقت اور پیسے کی بچت بھی کرتی ہے کیونکہ دی گئی ہدایات غلط فہمی کا شکار تھیں۔ ملازمین کسی پروجیکٹ کے لیے مختص قیمتی وقت یا رقم ضائع نہیں کرتے۔

باشعور/فعال سننے والے کیسے بنیں:

آپ کی باہمی رابطے کی مہارت کو بڑھانے میں مدد کے لیے سننے کی کچھ فعال مشقیں یہ ہیں:

زبانی فعال سننے کی مہارت:

1. ہمدردی کا اظہار کریں:

اس بات کو یقینی بنائیں کہ مقررین کو احساس ہو کہ آپ ان کے جذبات کو سمجھ سکتے ہیں اور ان کا اشتراک کر سکتے ہیں۔ محض اس کو محسوس کرنے کے بجائے ہمدردی کا مظاہرہ کرتے ہوئے ، آپ اسپیکر سے رابطہ قائم کر سکتے ہیں اور باہمی اعتماد قائم کرنا شروع کر سکتے ہیں۔

مثال کے طور پر: “مجھے بہت افسوس ہے کہ آپ کو اس مسئلے سے نمٹنا پڑا۔ آئیے معلوم کریں کہ میں کس طرح مدد کر سکتا ہوں۔ “

2. عبارت:

اسپیکر کے پیغام کے اہم نکات کی وضاحت کریں تاکہ یہ ظاہر کیا جا سکے کہ آپ اس کی اہمیت کو پوری طرح سمجھتے ہیں۔ اس سے اسپیکر کو کسی بھی مبہم معلومات کو واضح کرنے یا اپنے نقطہ نظر کی وضاحت کرنے کی اجازت ملتی ہے۔

مثال کے طور پر: “تو ، آپ جو کہہ رہے ہیں وہ یہ ہے کہ آپ کا موجودہ کنٹینٹ مینجمنٹ سسٹم آپ کی ٹیموں کی تکنیکی ضروریات کے مطابق نہیں ہے کیونکہ یہ بڑی ویڈیو فائلوں کی اجازت نہیں دیتا؟”

3. کھلی پوچھ گچھ کریں:

اضافی معلومات کو ظاہر کرنے میں ان کی رہنمائی کے لیے ، ایسے سوالات پوچھیں جو ظاہر کرتے ہیں کہ آپ نے جو کچھ فراہم کیا ہے اس کا بنیادی حصہ آپ کو مل گیا ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ ان سوالات کا جواب صرف “ہاں” یا “نہیں” سے نہیں دیا جا سکتا۔

مثال کے طور پر: “آپ درست ہیں – جہاز میں داخل ہونے کا طریقہ کچھ اپ ڈیٹ کرنے کا استعمال کر سکتا ہے۔” آپ اگلے چھ مہینوں کے دوران اس عمل میں کون سی تبدیلیوں کو نافذ دیکھنا چاہیں گے؟

4. درست تفصیلات کے بارے میں پوچھیں:

قارئین سے مزید معلومات حاصل کرنے کے لیے براہ راست سوالات پوچھیں یا ایک وسیع مسئلہ یا موضوع پر توجہ مرکوز کریں۔

مثال کے طور پر: “مجھے اپنے کام کے بوجھ کے بارے میں مزید آگاہ کریں ،” مثال کے طور پر۔ ان میں سے کون سا پروجیکٹ زیادہ وقت لے گا؟

5. مختصر زبانی اثبات کا استعمال کریں:

مختصر ، تعریفی جوابات اسپیکر کو زیادہ آرام دہ محسوس کریں گے اور یہ ظاہر کریں گے کہ آپ توجہ دے رہے ہیں اور جو معلومات وہ دے رہے ہیں اس پر کارروائی کرنے کے قابل ہیں۔ چھوٹی آواز کی تصدیق آپ کو بغیر کسی رکاوٹ یا اسپیکر کے بہاؤ کو توڑے گفتگو کو جاری رکھنے کی اجازت دیتی ہے۔

مثال کے طور پر: “میں تسلیم کرتا ہوں ،” “میں دیکھ رہا ہوں۔” “اس کا کوئی مطلب ہے۔” “میں اتفاق کرتا ہوں۔”

6. پہلے سے مشترکہ تفصیلات کو یاد کرنا:

ضروری تصورات ، خیالات ، یا دیگر اہم پہلوؤں کو یاد کرنے کی کوشش کریں جو اسپیکر نے پہلے آپ کے ساتھ شیئر کیے ہیں۔ اس سے ظاہر ہوتا ہے کہ آپ نہ صرف اس بات پر دھیان دے رہے ہیں کہ وہ ابھی کیا کہہ رہے ہیں ، بلکہ یہ کہ آپ علم کو بھی برقرار رکھ سکتے ہیں اور عین تفصیلات کو یاد کر سکتے ہیں۔

مثال کے طور پر: “پچھلے ہفتے آپ نے اس اکاؤنٹ میں مدد کے لیے ایک اور سینئر کوآرڈینیٹر کو شامل کرنے کا ذکر کیا ، اور مجھے یقین ہے کہ یہ ایک شاندار آئیڈیا ہے ،”

7. اسی طرح کے تجربات پر تبادلہ خیال کریں:

اسی طرح کے حالات پر بحث کرنے سے نہ صرف اسپیکر کو یہ ظاہر ہوتا ہے کہ آپ نے ان کے پیغام کو صحیح طور پر سمجھا ہے ، بلکہ اس سے آپ کو تعلقات بنانے میں بھی مدد ملے گی۔ اگر اسپیکر نے کسی مشکل پر بحث کی ہے تو ، آپ نے اسی طرح کے چیلنجوں پر قابو پانے کے بارے میں رائے کا اشتراک دوسروں کے لیے فائدہ مند ہے۔

مثال کے طور پر: “مجھے بھی ، اس سافٹ ویئر کے ساتھ شروع کرنے میں مشکل وقت تھا۔ لیکن اس کے بعد یہ بہت آسان ہو جاتا ہے۔ صرف چند ہفتوں کے بعد ، میں نے تمام خصوصیات کے ساتھ مکمل طور پر آرام محسوس کیا۔

غیر زبانی فعال سننے کی مہارت:

1. پریشان کن اعمال سے بچنے کی کوشش کریں:

خاموش رہنا حراستی کا اظہار کر سکتا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے ، اپنی گھڑی یا فون پر نگاہ ڈالنا ، کھلے عام سانس لینا ، ڈوڈلنگ ، یا قلم کو تھپتھپانے جیسے اقدامات سے بچیں۔ آپ کو کسی اور کے ساتھ زبانی یا غیر زبانی بات چیت کرنے سے بھی گریز کرنا چاہئے جو اسپیکر کو سن رہا ہے۔ اس سے اسپیکر چڑچڑا اور بے چین محسوس کر سکتا ہے۔

2. آنکھ سے رابطہ برقرار رکھنے کی کوشش کریں:

ہر وقت اسپیکر پر نظریں جمائے رکھیں اور کمرے میں موجود دیگر افراد یا اشیاء کو دیکھنے سے گریز کریں۔ صرف اس بات کو یقینی بنائیں کہ قدرتی نگاہ کو برقرار رکھیں اور اس بات کی تصدیق کے لیے سر ہلا دیں کہ آپ ان کی حوصلہ افزائی کر رہے ہیں بجائے اس کے کہ وہ خوفزدہ یا پریشان ہوں۔

3. سر ہلا

اسپیکر کو چند چھوٹی چھوٹی باتوں سے پتہ چلتا ہے کہ آپ سمجھ گئے ہیں کہ وہ کیا کہہ رہے ہیں۔ ایک نفی ایک مددگار ، معاون اشارہ ہے جو ضروری نہیں کہ اظہار کرتا ہو کہ آپ اسپیکر سے اتفاق کرتے ہیں ، بلکہ یہ کہ آپ ان کے بیان کی اہمیت کو سمجھتے ہیں۔

4. ایک مسکراہٹ:

ہلکی سی مسکراہٹ ، سر ہلا کر ، ایک پیش کنندہ کو گفتگو جاری رکھنے کی ترغیب دیتی ہے۔ لہذا ، لیکن سر ہلا دینے کے برعکس ، یہ بتاتا ہے کہ آپ ان کے پیغام سے متفق ہیں یا ان کی باتوں سے راضی ہیں۔ تناؤ کو کم کرنے اور اسپیکر کو آرام دہ محسوس کرنے کو یقینی بنانے کے لیے فوری بولے گئے اثبات کی جگہ مسکراہٹ استعمال کی جا سکتی ہے۔

مذکورہ بالا زبانی اور غیر زبانی حربوں کو مستقبل کے مباحثوں میں لاگو کرکے ، آپ بہتر تعلقات بنانے اور کام پر اپنی بات چیت سے مزید معلومات کو یاد رکھنے کی کوشش کر سکتے ہیں۔ فعال سننے کی مہارت کو بڑھانے اور برقرار رکھنے کے لیے مشق کی ضرورت ہے۔ جتنا زیادہ آپ ان طریقوں کو استعمال کریں گے ، وہ قدرتی طور پر ظاہر ہوں گے۔