22 Tips to Work Smarter, Not Harder and Be More Productive

  • Anywhere

جب ایک ساتھ چھ درجن کاموں کے ساتھ چیلنج کیا جاتا ہے تو ، بہت سے لوگوں نے زیادہ گھنٹے کام کرنے کا انتخاب کیا اور خود کو تھکاوٹ کی طرف دھکیل دیا۔ یہ ، بدقسمتی سے ، ایسا کرنے کا سب سے بڑا طریقہ نہیں ہے۔ بلکہ ، اب وقت آگیا ہے کہ کس طرح زیادہ ہوشیار کام کریں ، زیادہ مشکل نہیں ، اور زیادہ موثر کام کرنے کے طریقے دریافت کریں۔

چالاکی سے کام کرنا ، مشکل سے نہیں ، بہتر وقت کا انتظام ، یہ جاننا کہ کیا کرنا ہے اور کب کرنا ہے ، اور ٹائم مینجمنٹ ٹولز کو استعمال کرنا۔ مزید یہ کہ یہ آپ کی پیداواری صلاحیت اور کارکردگی کو بڑھا سکتا ہے جبکہ آپ کے کام کی کارکردگی کو بھی بہتر بنا سکتا ہے۔ یہ آپ کو ایک پیداواری شخص بننے میں بھی مدد دے سکتا ہے جہاں آپ کام کرتے ہیں ، اس طرح آپ کی ملازمت کی حفاظت میں اضافہ ہوتا ہے۔ ان طریقوں کو قائم کرنے میں کچھ مشق اور ترقی درکار ہوتی ہے جو آپ کو زیادہ ہوشیار کام کرنے کی اجازت دے گی ، مشکل نہیں۔

ہوشیاری سے کام کرنے کی ضرورت کیوں ہے؟

اس کی مختلف وجوہات ہیں کہ ہوشیار کام کرنا ، زیادہ مشکل نہیں ، اہم ہے۔ ہوشیار کام:

  • پیداواری صلاحیت کو بہتر بناتا ہے:

یہ آپ کو کاموں کو آسان بنانے اور وقت اور پیسہ بچانے کے لیے ملازمتوں کو یکجا کرنے پر زور دیتا ہے۔

  • حوصلہ افزائی:

یہ آپ کو اپنے کام ، اپنے ساتھیوں اور اپنے بارے میں اچھا محسوس کرنے کی ترغیب دیتا ہے۔

  • توانائی کی کارکردگی:

مختصر برسٹ میں کام کرنا ، مثال کے طور پر ، آپ کو زیادہ توانائی کے ساتھ مشکل کام مکمل کرنے اور بہتر نتائج پیدا کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

  • آپ کی قدر کو بہتر بناتا ہے:

تنظیمیں ہمیشہ کم محنت کے ساتھ زیادہ کام کرنے کے طریقے ڈھونڈتی رہتی ہیں ، اور ہوشیار کام کرنے کے طریقے ڈھونڈتی ہیں ، مشکل نہیں ، آپ کی کمپنی کو اہم وسائل بچانے میں مدد دے سکتی ہے۔

  • خود اعتمادی کے لیے مفید:

ہوشیار کام کرنا آپ کو کم کوشش کے ساتھ اعلی معیار کی مصنوعات تیار کرنے کی اجازت دیتا ہے ، جو قدرتی طور پر آپ کے خود اعتمادی کو بڑھاتا ہے۔

ہوشیار کام کرنے کے لیے تجاویز ، مشکل نہیں اور زیادہ نتیجہ خیز بنیں۔

زیادہ مؤثر طریقے سے کام کرنے کے لیے کچھ مددگار اشارے یہ ہیں:

1. اپنے دن کا آغاز جلد کریں:

جلدی اٹھنا آپ کو اپنے دن کا ایک بے مثال آغاز فراہم کرتا ہے۔

ابتدائی مصنفین کامیاب مصنفین ، فنکاروں اور کاروباری افراد میں عام ہیں۔ یہاں تک کہ ہیمنگ وے اس نقطہ نظر سے اتفاق کیا “آپ کو روکنے والا کوئی نہیں ہے ، اور یہ ٹھنڈا ہے یا سرد ، اور آپ اپنی نوکری پر آتے ہیں اور لکھتے وقت گرم ہوتے ہیں ،” انہوں نے صبح سویرے کام کرنے کا مشاہدہ کیا۔

یہاں تک کہ بہت سے مصنفین اپنے دنوں میں “دو صبح” کر لیتے ہیں ، لکھنے کے لیے ناقابل یقین حد تک جلدی جاگتے ہیں ، اور پھر صبح 8 یا 9 بجے تک بستر پر لوٹتے ہیں ، جب وہ اٹھتے ہیں اور “مصروف” کام کی تیاری کرتے ہیں۔

لیو بابوتا ، زین ہبیٹس کے مصنف ، تجویز کرتے ہیں کہ اگر آپ پہلے سے اٹھنے والے نہیں ہیں تو اپنے بیدار ہونے کا وقت بتدریج کم کریں۔ انہوں نے اعلان کیا ، “اگر آپ باقاعدگی سے صبح 8 بجے اٹھتے ہیں تو صبح 6 بجے اٹھنا شروع نہ کریں ، صبح 7:45 کی کوشش کریں۔”

2. اپنے کاموں کے لیے تاریخیں مقرر کریں:

میں اپنے تمام آنے والے پروجیکٹس کے لیے ایک سٹارٹ ڈیٹ الاٹ کرتا ہوں تاکہ وہ شیڈول سے پہلے میرے ذہن میں ہوں ، جس سے میں نے ان کے بارے میں محسوس ہونے والی کشیدگی کو کافی حد تک کم کر دیا۔

میرے پاس اب بھی مقررہ تاریخ کے انتباہات ہیں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ میں بھول نہ جاؤں ، لیکن اس کے مقررہ دن سے پہلے کام شروع کرنا مجھے آرام کرنے اور شیڈول سے پہلے اسے مکمل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ آخری لمحات میں ڈیڈ لائن کو پورا کرنے کے لیے زیادہ ہاتھا پائی نہ کرنا ایک بہت بڑا سکون ہے۔ ایک اسٹارٹ ڈیٹ آپشن یا کچھ اسی طرح کی کئی فہرستوں کے ایپس میں شامل ہے۔

3. قلم اور کاغذ استعمال کریں:

ان ٹولز اور پروگراموں میں مشغول ہونا آسان ہے جو ہمارے کام کے بوجھ کو سنبھالنے میں ہماری مدد کرتے ہیں۔ اپنی توجہ دوبارہ حاصل کرنے میں آپ کی مدد کے لیے ، بنیادی اصولوں پر واپس جائیں اور قلم اور کاغذ سے آپ کو کیا کام کرنے کی ضرورت ہے اس کی ایک مختصر فہرست بنائیں۔

نیز ، پریزنٹیشن کے دوران نوٹ لیتے وقت ، اپنے کمپیوٹر کے بجائے قلم اور کاغذ کو استعمال کرنے پر غور کریں – اگر آپ قلم اور کاغذ استعمال کرتے ہیں تو آپ کو نوٹیفیکیشن کی بار بار پنگ (یا محض خلفشار کا امکان) سے پریشان ہونے کا امکان کم ہوگا۔

4. زیادہ اثر والے کاموں کو ترجیح دیں:

آپ کے پاس یقینی طور پر کرنے کی ایک لمبی فہرست ہے۔ ہر چیز کو مکمل کرنے یا ان باکس صفر تک پہنچنے کی کوشش کرنے کے بجائے ان کاموں پر توجہ دیں جن کا طویل المدتی فائدہ ہوگا۔ ان چیزوں پر توجہ دیں جو آپ کی ملازمت کی کارکردگی اور ہوشیار کارکردگی کا مظاہرہ کرنے کے لیے تنظیم کی ترقی کے لیے سب سے اہم ہیں۔

5. اپنی مواصلات کی مہارت کو بہتر بنائیں:

اپنی بات چیت اور ٹیم ورک کی صلاحیتوں کو بہتر بنانے کے لیے اسے ایک نقطہ بنائیں۔ اپنی فعال سننے کی مہارت کا احترام کرتے ہوئے اور دوسروں کے ساتھ بات چیت کرتے وقت کام اور موضوع پر رہ کر شروع کریں۔ جب کسی ساتھی کو ای میل کا مسودہ بناتے ہو ، مثال کے طور پر ، اسے مختصر اور نقطہ نظر پر رکھیں۔

6. اپنی انتظامی مہارت کو بڑھاؤ:

کئی آسان ہدایات ہیں جو آپ کے وقت کو بہتر طریقے سے سنبھالنے میں مدد کر سکتی ہیں جب وقت کے انتظام کی بات آتی ہے۔

اولین ترجیحی کام کرتے وقت ، مثال کے طور پر ، آپ کو اپنا فون بند کرنا چاہیے اور اپنے ای میل کو نظر انداز کرنا چاہیے تاکہ آپ ایک وقت میں صرف ایک چیز پر توجہ مرکوز کر سکیں۔

پھر آپ کو ملٹی ٹاسکنگ کے تمام خیالات کو ترک کرنا ہوگا ، کیونکہ یہ آپ کو سست کردے گا اور آپ کی توجہ مرکوز کرنے کی صلاحیت کو ختم کردے گا۔ آخر میں ، اپنے لیے معقول ڈیڈ لائن بنائیں اور اسے پورا کرنے کے لیے ہر ممکن کوشش کریں۔

ٹائم مینجمنٹ کو مشکل ہونے کی ضرورت نہیں ہے ، لیکن یہ مستقل ہونا ضروری ہے۔ عمل کا منصوبہ بنائیں۔

7. اپنی حوصلہ افزائی کو بلند رکھیں:

ایک رجحان جسے Zeigarnik Effect کہا جاتا ہے بہتر کام کرنے کے بنیادی طریقوں میں سے ایک کی وضاحت کرتا ہے۔ Zeigarnik Effect کے مطابق ، کسی کام کو مکمل نہ کرنا ذہنی دباؤ کا باعث بنتا ہے ، جو اسے کسی کے ہوش میں سب سے آگے رکھتا ہے۔ اس کشیدگی سے نجات کا واحد طریقہ یہ ہے کہ اس منصوبے کو مکمل کیا جائے۔ کسی بھی منصوبے کا سب سے مشکل عنصر عام طور پر شروع کرنا ہوتا ہے۔ اگر آپ چند منٹ کے لیے کسی کام پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں تو آپ کے دماغ کی اسے ختم کرنے کی خواہش ختم ہو جائے گی۔ لہذا ، اگلی بار جب آپ کسی کام کو چھوڑ رہے ہیں تو ، صرف پہلا قدم اٹھائیں ، اور باقی اپنا خیال رکھیں گے۔

8. اپنے گردونواح پر قابو رکھیں:

خلفشار کو کم کرنا ہوشیار کام کرنے کا ایک اور طریقہ ہے۔ یقینی بنائیں کہ آپ نے اپنے فون کو دور رکھا ہے! ایک تحقیق کے مطابق ، آپ کے ہاتھ میں آپ کا فون ہونا ، یہاں تک کہ اگر آپ اسے استعمال نہیں کر رہے ہیں ، تو آپ اس سے 20 فیصد بدتر کارکردگی کا باعث بن سکتے ہیں اگر یہ نظر سے باہر ہے۔ یہاں تک کہ آپ پریشان کن ویب سائٹس یا انٹرنیٹ کو مکمل طور پر ریسکیو ٹائم ، فوکسڈ رہو ، یا آزادی جیسے پروگراموں سے روک سکتے ہیں۔

9. وفد:

تفویض کرنے کے فن میں مہارت حاصل کرنا ضروری ہے۔ اگر آپ کنٹرول فریک ، پرفیکشنسٹ ، یا مائیکرو مینجر ہیں تو یہ زیادہ مشکل ہے۔ خیال یہ ہے کہ اس بات کا احساس کیا جائے کہ نمائندگی کرنے کے قابل ہونا آپ کو زیادہ پیداواری ہونے میں مدد دے گا۔ ایک تحقیق کے مطابق ، سی ای او جو نمائندگی کرتے ہیں وہ کم فیصلے کی تھکاوٹ ، جلن محسوس کرتے ہیں اور وفد کی ناقص مہارت رکھنے والوں کے مقابلے میں 33 فیصد زیادہ آمدنی حاصل کرتے ہیں۔

10. ناکام ہونے سے مت ڈرنا:

جب ناکامی ہوتی ہے تو ، کچھ لوگ پاگل ہو جاتے ہیں ، اس خوف سے کہ یہ ایک نمونہ بن جائے گا۔

جب منصوبوں کی بات آتی ہے تو خوف کی بجائے ناکامی کی توقع کی جانی چاہیے۔ آگے بڑھنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ ناکامی سے سیکھیں اور تجزیہ کریں کہ کیا غلط ہوا۔

11. مخصوص ہو:

جب کہ آپ ہوشیار کام کرنا چاہتے ہیں ، زیادہ مشکل نہیں ، میٹنگز ، ای میلز میں گھومتے پھرتے ہیں اور یہاں تک کہ جب اپنے آپ کو ممکنہ گاہکوں سے متعارف کرواتے ہیں تو بہت وقت ضائع کر سکتے ہیں اور شروع کرنے کے لیے یہ بہترین جگہ نہیں ہے۔

ایک آپشن یہ ہے کہ آپ اپنی “لفٹ اسپیچ” پر کام کریں ، جو لوگوں کو 30 سیکنڈ یا اس سے کم وقت میں آگاہ کرتا ہے کہ انہیں آپ کی صلاحیتوں کی ضرورت کیوں ہے اور آپ کے ساتھ کاروبار کرنے سے ان کو کیسے فائدہ ہوگا۔

کچھ ایسے منظرناموں پر غور کریں جن میں یہ کارآمد ہو سکتا ہے:

  • نئے تعلقات قائم کرنا
  • بھرتی کے عمل کے دوران ، اپنے بارے میں بات کرنا۔
  • نئے لوگوں سے ملنے کے لیے کانفرنسوں یا محفلوں میں شرکت کرنا۔
  • ممکنہ نئے گاہکوں کو کالیں۔

12. 90-120 کام کا وقت:

مطالعات کے مطابق ، آپ کا دماغ ایک وقت میں 90 منٹ تک توجہ مرکوز کرسکتا ہے۔ مزید وقفے لینے اور اپنے دن کو 90 منٹ یا دو گھنٹے کے حصوں میں توڑنے پر غور کریں۔ اس سے آپ کے دماغ کی قدرتی صلاحیت کو زیادہ سے زیادہ کرکے اپنی مجموعی پیداواری صلاحیت کو بڑھانے میں مدد ملے گی۔ نیز ، اپنے وقفے کے شیڈول پر نظر رکھیں اور اپنے 90 منٹ کے کام کے وقفوں کے دوران اپنے کام پر مرکوز رہیں۔ اپنے فون کو نیچے رکھنا اور اپنا ای میل بند کرنا ایک اچھا خیال ہے۔

13. ایک وقت میں صرف ایک کام کریں:

مطالعات کے مطابق ، ایک کام سے دوسرے کام میں جانے سے وقت ضائع ہوتا ہے کیونکہ آپ کے دماغ کو کاموں کو تبدیل کرنے اور اس کی توجہ کو تبدیل کرنے میں وقت لگتا ہے۔ ملٹی ٹاسکنگ کے بجائے ، ایسا کرنے کی خواہش کا مقابلہ کریں اور اپنی تمام تر حراستی کو ایک کام کے لیے وقف کریں جب تک کہ یہ کام ختم نہ ہو جائے یا آپ دن کے لیے آگے بڑھنے کے لیے تیار نہ ہوں۔

14. آپ کی توانائی کی سطح کے مطابق کاموں کا شیڈول ہونا چاہیے:

جب ملازمت کی منصوبہ بندی کی بات آتی ہے تو ، ہم اکثر اپنی توانائی کی سطح کو نظر انداز کرتے ہیں ، لیکن وہ پیداواری صلاحیت کا ایک اہم عنصر ہیں۔ ہم سب کی اپنی اپنی بلٹ ان باڈی کلاک ہے جسے سرکیڈین تال کہتے ہیں ، جس کی وجہ سے ہماری توانائی کی سطح مختلف اوقات میں بڑھتی ہے۔

اگر آپ کو لگتا ہے کہ آپ دوپہر کے کھانے سے پہلے سب سے زیادہ متحرک ہیں تو اس دوران میٹنگز یا ای میل کیچ اپ سیشن شیڈول نہ کریں۔ اس کے بجائے ، اپنے سب سے مشکل کاموں کا شیڈول بنائیں جب آپ کے پاس زیادہ توانائی ہو ، اور جب آپ تھکے ہوئے ہوں تو آسان چیزوں کو بچائیں۔

15. اپنے فائدہ مند وسائل پر توجہ دیں:

چونکہ آپ اپنے سب سے قیمتی وسائل ہیں ، لہذا اگر آپ مشکل سے زیادہ ہوشیار کام کرنا چاہتے ہیں تو اپنے جسم اور دماغ کا خیال رکھنا ضروری ہے۔

اگر آپ کو کافی نیند ، ورزش یا آرام نہیں ملتا ہے تو آپ کم اور کم پیداواری ہوجائیں گے۔. آپ لمبے لمبے گھنٹے کام کرنا شروع کردیتے ہیں ، جو بالکل وہی ہے جو آپ نہیں چاہتے۔ اس کے بجائے ، اپنے دن کا آغاز صحت مند کھانے اور مختصر ورزش سے کریں۔

اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنی بہترین شکل میں ہیں۔ اس بات کو ذہن میں رکھنا ضروری ہے کہ آپ کو دن بھر توقف کرنا چاہیے۔ یہاں تک کہ انتہائی مختصر عرصے میں خلفشار ، تحقیق کے مطابق ، ڈرامائی طور پر آپ کی پیداوری کو بڑھا سکتا ہے۔

آرام کرنے کے لیے 15 منٹ کا وقت لینا ، کچھ تازہ ہوا حاصل کرنا ، اور ورزش آپ کی ذہنی صحت کو بہتر بنانے کے ساتھ ساتھ زیادہ ہوشیار کام کرنے کی ایک مؤثر حکمت عملی ہے۔

16. تناؤ میں کمی کی حکمت عملی استعمال کریں:

کشیدگی سے نجات کی حکمت عملی استعمال کریں جیسے پڑھنا ، مراقبہ کرنا ، موسیقی سننا ، یا یوگا کرنا۔ یہ تکنیک آپ کو نوکری میں تناؤ کو سنبھالنے اور اپنی جسمانی ، جذباتی اور ذہنی صحت کو بڑھانے میں مدد دے سکتی ہے۔

17. ہمیشہ مزید جاننے کی کوشش کریں:

آپ کو ہمیشہ کچھ نیا سیکھنا چاہیے۔ اپنے ہنر کے سیٹ کا جائزہ لیں اور ان علاقوں کی نشاندہی کریں جہاں آپ کو بہتر بنانے کی ضرورت ہے۔ کلیدی روابط بنائیں اور اپنے فیلڈ میں ایک نیٹ ورک بنائیں۔

موجودہ واقعات اور رجحانات سے باخبر رہیں۔ چونکہ آپ نے سیکھنا کبھی نہیں چھوڑا ، آپ ہر موقع سے فائدہ اٹھانے کے لیے سب سے زیادہ تیار رہیں گے۔ مشکل سے زیادہ ہوشیار کام کرنے کا یہ ایک بہترین طریقہ ہے۔

18. کب رکنا ہے اس کی پہچان کرنے کی صلاحیت:

اگرچہ یہ متضاد معلوم ہوسکتا ہے ، یہ جاننا کہ دن کے لیے اپنے کمپیوٹر کو کب بند کرنا ہے ، اہم ہے۔ آپ علامات کو پہچانتے ہیں: آپ کا دماغ بھٹکتا ہے اور آپ اپنے آپ کو ایک ہی لائن کو بار بار پڑھتے ہوئے پاتے ہیں۔ شاید آپ پھنس گئے ہیں ، اور ایک سادہ ای میل لکھنے میں آپ کو آدھا گھنٹہ لگ رہا ہے۔ اگرچہ یہ صبح کے اوقات تک کام کرنے کے لئے پرکشش ہوسکتا ہے ، اگر آپ اگلے دن پراجیکٹس کو روکیں گے اور اٹھا لیں گے تو آپ طویل مدتی میں مزید کام کریں گے۔

19. جلدی سے جواب دینے کی کوشش کریں:

جتنی جلدی ممکن ہو ان کو جواب دینا عادت بنائیں۔ اگر آپ کو کوئی ای میل موصول ہوتی ہے جس کے جواب کی ضرورت ہوتی ہے تو ، جلد از جلد رد عمل ظاہر کریں تاکہ آئٹم آپ کی کرنے کی فہرست سے ہٹا دیا جائے۔ اگر آپ کہتے ہیں کہ آپ کسی سے کسی چیز کے بارے میں واپس جائیں گے تو اسے 24 گھنٹوں کے اندر کرنے کی کوشش کریں۔

20۔ ملاقاتوں کو زیادہ نتیجہ خیز بنائیں:

ملاقاتوں کی اکثر ضرورت ہوتی ہے جب یہ معاملہ ہے تو ، پوری تیاری کے ساتھ ان کے پاس جائیں۔ جن موضوعات کو آپ حل کرنا چاہتے ہیں اور میٹنگ کے دوران آپ جو نتائج حاصل کرنا چاہتے ہیں اس کے لیے ایک خاکہ تیار کریں۔ میٹنگ کو ممکنہ حد تک مختصر اور نتیجہ خیز رکھیں ، اور یقینی بنائیں کہ آپ آخر میں ایکشن آئٹمز چھوڑ دیں۔

21. وقت کی بجائے نتائج پر توجہ دیں:

دن کے دوران آپ جو کچھ بھی حاصل کرتے ہیں اس کا ایک حساب کتاب رکھیں۔ اس کے نتیجے میں آپ زیادہ حوصلہ افزا اور کامیاب محسوس کریں گے۔ یہ فہرست آپ کی کامیابیوں کو پہچاننا اور مستقبل میں اسی طرح کے کام کرنے میں لگنے والے وقت کا اندازہ لگانا آسان بنا دیتی ہے۔

22. بند کرنے کا معمول طے کریں:

آپ کو دن کے اختتام پر ایک منصوبہ بنانا چاہیے ، جیسا کہ آپ دن کے آغاز کے لیے کرتے ہیں ، کیونکہ اس سے آپ کو صبح کی اچھی شروعات کرنے میں مدد ملے گی۔ اگلے تین سے پانچ کاموں کی فہرست بنائیں جو آپ اگلے دن کرنا چاہتے ہیں۔ جب آپ کام کرچکے ہیں تو ، اپنی میز کو سیدھا کریں اور کسی بھی جگہ سے باہر کی چیزیں رکھیں۔ آپ کو اپنے کمپیوٹر کا بیک اپ بھی بنانا چاہیے۔