15 Best Time Management Tips for Employees

  • Anywhere

ٹائم مینجمنٹ ایک قیمتی خصلت ہے جو آپ کو زندگی میں بہت دور لے آئے گی – ذاتی اور پیشہ ورانہ طور پر۔ اگر آپ اپنے وقت کا موثر انداز میں انتظام نہیں کرتے ہیں تو ، آپ جلد یا بدیر اپنے آپ کو انتشار کی حالت میں پائیں گے۔ وقت ، زندگی کے ایک اہم جزو کے طور پر ، انتہائی احترام کے ساتھ برتاؤ کا مستحق ہے۔ ٹائم مینجمنٹ کے فن میں مہارت حاصل کرنے سے ہی ہماری زندگی بہتر ہو سکتی ہے۔

اپنے دن کے ہر ایک لمحے پر قابو پانے کے لیے ، آپ کو پہلے یہ سمجھنا چاہیے کہ وقت کا کامیاب انتظام کیا ہے اور وقت کا انتظام کیسے کریں۔

ٹائم مینجمنٹ کیا ہے؟

کسی فرد کی کوششوں کی پیداواری صلاحیت کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لیے کاموں اور سرگرمیوں کی ہم آہنگی کو ٹائم مینجمنٹ کہا جاتا ہے۔ بنیادی طور پر ، ٹائم مینجمنٹ ملازمین کو کم وقت میں زیادہ اور ہوشیار کام مکمل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

ٹائم مینجمنٹ کی کیا اہمیت ہے؟

ٹائم مینجمنٹ کے فن کو سیکھنا خاص طور پر آپ کی کام کی زندگی میں ایک اہم اثر ڈال سکتا ہے ، کیونکہ ہم میں سے بیشتر ہر کام کے لیے مناسب وقت دینے میں ناکام رہتے ہیں۔ تو ، آئیے اس کے فوائد پر ایک سرسری نظر ڈالیں:

  • بہتر ٹاسک مینجمنٹ
  • پیداوار میں اضافہ۔
  • تناؤ کی کوئی سطح نہیں ہے۔
  • بہتر کام کی زندگی کا توازن۔

دوسری طرف ، اگر آپ اب بھی اپنے وقت کو موثر طریقے سے سنبھالنے سے قاصر ہیں تو آپ کو درج ذیل منفی نتائج کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے۔

  • ڈیڈ لائن چھوٹ جاتی۔
  • ناقص معیار کی سطح پر کام کریں۔
  • تناؤ کی سطح زیادہ ہوگی۔
  • کام کی جگہ کی عدم مساوات۔
  • اس کے نتیجے میں جلن ہوسکتی ہے۔

ملازمین اپنے وقت کو بہترین وقت کے انتظام کے ساتھ اپنی صلاحیتوں کے مطابق استعمال کرسکتے ہیں۔ جب سب کچھ منصوبہ بندی کے مطابق ہوتا ہے ، لوگ زیادہ جدید ، خوش اور کام پر دباؤ ڈالنے کا امکان کم رکھتے ہیں۔

ٹائم مینجمنٹ کی صلاحیتیں بالکل کیا ہیں؟

کچھ لوگوں کے پاس اپنی خواہش پوری کرنے کے لیے کافی وقت ہوتا ہے ، لیکن دوسرے مسلسل ایک سے دوسرے کام میں تبدیل ہوتے رہتے ہیں۔ اس کا سیدھا مطلب یہ ہے کہ کوئی جو اپنے وقت کا بہتر استعمال کرنے اور وقت کے انتظام کی اچھی مہارتوں پر عمل کرنے کی ہر ممکن کوشش کرے۔ ٹائم مینجمنٹ کی مہارتیں صلاحیتوں کی ایک وسیع رینج پر محیط ہیں جو ٹائم مینجمنٹ میں مدد کرتی ہیں۔

1. ترجیح:

اہمیت اور عجلت کے لحاظ سے ملازمین کو ان کی ذمہ داریوں کا اندازہ لگانے میں مدد کریں ، اور سب سے پہلے ترجیح کے ساتھ کاموں کو انجام دینے کے لیے ان کی حوصلہ افزائی کریں۔ اس بات کی تصدیق کرنے کے لیے کہ ترجیحات مناسب طور پر محکمے اور کارپوریٹ اہداف کے ساتھ منسلک ہیں ، یہ طریقہ کار فرد اور اس کے سپروائزر کے مابین بہترین مواصلات کی ضرورت ہے۔

2. ایک منصوبہ بنائیں اور اہداف مقرر کریں:

مینیجرز کو اپنے کارکنوں کے ساتھ مل کر روزانہ ، ہفتہ وار اور ماہانہ اہداف قائم کرنے چاہئیں۔ ہر مقصد کے لیے حتمی تاریخ مقرر کریں اور اسے چھوٹے ، قابل انتظام ٹکڑوں میں تقسیم کریں۔ عملے کو ٹاسک مینجمنٹ ٹولز دینے پر غور کریں ، جیسے آن لائن کیلنڈرز ، پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر ، یا کرنے کی بنیادی فہرست۔

3. منظم کریں:

گمشدہ فائل ، گیجٹ ، یا کاغذ کی وجہ سے ضائع ہونے والا ہر منٹ ایک منٹ ہے جو کسی کام کو پورا کرنے میں خرچ نہیں ہوتا۔ کارکردگی کو بڑھانے کے لیے ، کام کی جگہ کو منظم کرنے کی ضرورت پر زور دیں۔

4. وقفوں کی منصوبہ بندی کی جانی چاہیے:

یہ متضاد معلوم ہوسکتا ہے ، لیکن آپ کے کام کے دن میں وقفے کا شیڈولنگ آپ کو زیادہ پیداواری ہونے میں مدد دے سکتا ہے۔

درحقیقت ، بہت سارے کام ہیں جنہیں مقررہ وقت میں مکمل کرنے کی ضرورت ہے۔ کام کے اوقات میں شیڈولنگ وقفے ، دوسری طرف ، آپ کو توجہ مرکوز رکھنے ، نئے خیالات پیدا کرنے ، بہتر فیصلے کرنے اور جلنے سے بچنے میں مدد کرتا ہے۔

نیز ، کام کے اوقات کے دوران وقفوں کو شیڈول کرنے کے لیے کئی طریقے اپنائے جا سکتے ہیں۔

5. شروع کرنے کے لیے حوصلہ افزائی کے لیے توقف نہ کریں:

ارسطو کے مطابق ، “ہم وہی ہیں جو ہم بار بار کرتے ہیں۔” ایکسلینس ، پھر ، ایک عادت ہے ، ایکٹ نہیں۔ ‘

ولیم جیمز نے لکھا ، ‘یاد رکھیں کہ جب تک آرڈر کی عادات نہیں بنتی ہم عمل کے واقعی دلچسپ میدانوں میں ترقی کر سکتے ہیں۔

نتیجے کے طور پر ، پیداواری افراد محرک یا الہام پر انحصار نہیں کرتے ہیں۔ اس کے بجائے ، وہ ایک طے شدہ معمول پر قائم رہتے ہیں۔ ان کی کامیابی کی تعریف روزانہ کے شیڈول اور ان کے طرز عمل سے ہوتی ہے۔ اس کے نتیجے میں ، تاخیر کرنا چھوڑ دیں ، ایک نظم و ضبط تیار کریں ، اور اپنے اہداف کی طرف معمولی اقدامات کریں۔

6. وفد:

وفد مناسب طریقے سے اس بات کو یقینی بنا سکتا ہے کہ صحیح کام صحیح افراد کو تفویض کیے جائیں۔ تاہم ، تفویض صرف ایک کام تفویض کرنے سے زیادہ ہے۔ مینیجرز کو ضروری ہے کہ وہ ملازمت کی ضروریات کو صحیح طریقے سے متعین کریں ، اپنے عملے کے ساتھ مل کر اسائنمنٹ مکمل کرنے کے لیے منصوبہ بنائیں ، پیش رفت کو ٹریک کریں اور تفویض کردہ اہداف کو پورا کرنے کے لیے درکار ٹولز اور سپورٹ پیش کریں۔

7. ناخوشگوار کاموں کے لیے وقت نکالیں:

وقتا from فوقتاrast تاخیر کرنا انسانی فطرت ہے ، خاص طور پر جب کسی مشکل یا ناموافق منصوبے کا سامنا ہو۔ بڑے پروجیکٹس کو چھوٹے حصوں میں تقسیم کریں اور بڑے یا زیادہ اختلافی منصوبوں کے لیے خاص وقت مختص کریں (جیسے کام کے دن کا آغاز) تاکہ لوگوں کو توجہ مرکوز رکھنے میں مدد ملے۔

8. ہفتہ وار بنیاد پر ٹائم آڈٹ کروائیں:

کاروباری مالکان اور اہم ایگزیکٹوز کی کام کرنے کی عادات کو جانچنے کے لیے ایک تحقیق کی گئی۔ یہ دریافت کیا گیا کہ ان کے کام کے ہفتوں میں سے 30 time وقت ضائع کرنے ، کم قیمت اور بے قیمت سرگرمیوں پر صرف کیے گئے۔

ان میں کم قیمت کے فرائض شامل تھے جیسے ای میلز کا جواب دینا ، ناکارہ میٹنگوں میں شرکت کرنا وغیرہ۔ آپ ہفتہ وار ٹائم آڈٹ کروا کر وقت کے اس قدر اہم نقصان سے بچ سکتے ہیں۔

ٹائم آڈٹ صرف ان سرگرمیوں کو ٹریک کرنے کا عمل ہے جن پر آپ نے مقررہ مدت میں کچھ وقت گزارا ہے۔ ایک بار جب آپ جان لیں کہ آپ کا وقت کہاں خرچ ہورہا ہے ، آپ اپنے وقت کو بہتر سے بہتر بنانے کے لیے ضروری تبدیلیاں کرسکتے ہیں۔

اعلی کارکردگی کا مظاہرہ کرنے والے اہلکار اس لیے موثر نہیں ہیں کہ ان کے پاس خصوصی ٹولز ، پوشیدہ حکمت عملی یا دیگر فوائد ہیں۔ یہ صرف اتنا ہے کہ وہ اعلی ترجیح اور کم ترجیحی کاموں کے درمیان فرق بتا سکتے ہیں۔

9. پومودورو تکنیک:

یہ طریقہ مختصر وقت میں کاموں کو مکمل کرنے پر مرکوز ہے۔ اس کے نتیجے میں ، آپ ٹائمر کو 25 منٹ کے لیے سیٹ کر سکتے ہیں اور 5 منٹ کا وقفہ لے سکتے ہیں۔ اس طرح کے چار سیشن مکمل کرنے کے بعد ، آپ 30 منٹ کا وقفہ لے سکتے ہیں۔

10. میٹنگ کا ایجنڈا بنائیں:

ملاقاتیں ، جیسا کہ پہلے کہا گیا ہے ، پہلے کام کی جگہ کے وقت ضائع کرنے والوں کی فہرست میں شامل ہیں۔ یہ اس حقیقت کی وجہ سے ہے کہ زیادہ تر وقت وہ غیر منظم ہوتے ہیں ، مقصد کا فقدان ہوتا ہے ، اور اکثر اوقات اس طرح ٹریک سے ہٹ جاتے ہیں کہ وہ مقررہ اوقات سے تجاوز کر جاتے ہیں۔

اس طرح ، ٹائم مینجمنٹ کو بہتر بنانے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ میٹنگ کا ایجنڈا تیار کیا جائے تاکہ میٹنگز کو وقت ضائع کرنے والوں میں شامل نہ کیا جائے۔

میٹنگ کا ایجنڈا میٹنگ بلانے کی وجہ سے زیادہ کچھ نہیں ہے۔ جب آپ میٹنگ کا ایجنڈا بناتے ہیں تو آپ میٹنگ کا وقت ، شرکاء ، میٹنگ کا مقصد ، شرکاء سے ان پٹ جمع کرتے ہیں ، ایجنڈے کے مسائل کی فہرست بناتے ہیں اور وقت تفویض کرتے ہیں۔

میٹنگ ایجنڈے میٹنگز کو ٹریک پر رکھنے میں مدد کرتے ہیں ، وقت اور پیسے کی بچت کرتے ہیں ، شرکاء کو حصہ ڈالنے کی ترغیب دیتے ہیں ، اور تیاری کے لیے وقت فراہم کرتے ہیں۔

11. سٹریم لائن:

کارکردگی کو برقرار رکھنے کے لیے ، بار بار بنیادوں پر عمل اور طریقہ کار کا جائزہ لیں۔ مینیجرز کو اپنے ملازمین کے ساتھ باقاعدہ بات چیت کرنی چاہیے تاکہ وہ اپنے کام کے کاموں کو انجام دینے کے زیادہ مؤثر طریقوں کی بصیرت حاصل کر سکیں۔

12. اپنی گفتگو کو کنٹرول کریں:

سخت ڈیڈ لائن پر فون کالز اور ای میلز کا جواب دینا عملے کے لیے خلل ڈال سکتا ہے۔ اس قسم کے مواصلات پر ردعمل ظاہر کرنے کے معیارات قائم کرنا سوچنے کی بات ہے۔ جب عملہ سخت ڈیڈ لائن پر ہوتا ہے ، مثال کے طور پر ، انہیں باقاعدہ وقفوں سے صوتی میل اور ای میل کی نگرانی کرنے اور فوری رابطوں کو ترجیح دینے کی ہدایت کریں۔ دوسرے تمام پیغامات کو اس وقت تک روک دیا جاسکتا ہے جب تک کہ بڑے منصوبے مکمل نہ ہوجائیں۔

13. بہترین کارکردگی کے لیے کاموں کا شیڈول ہونا چاہیے:

اگر ممکن ہو تو ، جسمانی یا ذہنی طور پر مطالبہ کرنے والے کام کا اہتمام ملازمین کے لیے بہترین کارکردگی کے ادوار میں کیا جانا چاہیے۔ یہ ملازم کی بنیاد پر مختلف ہوگا۔ عملے کی حوصلہ افزائی کریں کہ اس کے بارے میں سوچیں کہ ان کے پاس سب سے زیادہ توانائی کب ہے اور ان سے کہیں کہ وہ اس وقت بڑے یا زیادہ ضروری کاموں پر توجہ دیں۔

14. رکاوٹوں سے بچنا چاہیے:

دن کے وقت کے لیے اہم نوکری کی سرگرمیوں کا شیڈول بنائیں جب ممکن ہو تو کم رکاوٹیں ہوں۔ مثال کے طور پر ، اگر کوئی شخص صبح کام کی جگہ پر سب سے پہلے ہوتا ہے ، تو یہ کام پر توجہ مرکوز کرنے کا بہترین وقت ہوسکتا ہے جس پر زیادہ توجہ کی ضرورت ہوتی ہے۔ نیز ، عملے کو بتائیں کہ رکاوٹیں ناگزیر ہیں ، اور انہیں غیر متوقع رکاوٹوں کے لیے وقت سے پہلے منصوبہ بندی کرنی چاہیے۔

15. زیادہ سے زیادہ توازن برقرار رکھیں:

اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ لوگ اپنے کام کے وقت کو کتنی اچھی طرح سے سنبھالتے ہیں ، اگر وہ پریشان یا تھکے ہوئے کام پر پہنچتے ہیں تو وہ اپنے عروج پر پرفارم کرنے سے قاصر ہیں۔ دن کے دوران عملے کو باقاعدگی سے وقفے لینے کی ترغیب دیں ، اور ایک فلاح و بہبود کے پروگرام کو نافذ کرنے کے بارے میں سوچیں جو صحت مند طریقوں کو فروغ دیتا ہے۔